Kế hoạch tổ chức team building

Để tổ chức một chương trình team building hoàn hảo không hề đơn giản, bạn phải cần chuẩn bị nhiều hạng mục và tối ưu làm sao để chương trình tiết kiệm chi phí và có thể thu hút được các thành viên tham dự nhiệt tình. SunGo với kinh nghiệm hơn 5 năm trong lĩnh vực tổ chức team builing nên chúng tôi hiểu  một kế hoạch tổ chức chuyên nghiệp cần chú trọng đến những vấn đề nào. Hãy cùng SunGo tìm hiểu kế hoạch tổ chức team building gồm những gì nhé!!

1.Xác định chủ đề, mục đích chương trình

Một chương trình team building thành công hay không nằm ở việc bạn có đặt ra mục tiêu và chủ đề đúng hay không. Để làm tốt bước này bạn cần phải trả lời được câu hỏi: Bạn tổ chức cho đối tượng nào? Mục đích tổ chức trambuilding là gì?

Điều quan trọng nữa cần được cân nhắc đến đó là vấn đề của doanh nghiệp là gì? Team building không đơn giản chỉ là hoạt động giải trí nó còn là hoạt động nhằm giải quyết những vấn đề về đề của công ty đang gặp phải về nhân sự, các quản lý,… vậy nên chủ đề và mục đích cần dựa trên giá trị cốt lõi, văn hóa và những vấn đề của công ty.

2. Xác định số lượng và đối tượng khách tham gia

Việc tính toàn được số lượng người tham dự chính xác sẽ giúp bạn lựa chọn được địa điểm phù hợp, lên ngân sách dự trù và sắp xếp chương trình một cách hợp lí.

Bên cạnh đấy để sự kiện thành công và phù hợp với người tham gia bạn cần vẽ chân dung khách hàng tham gia. Các đặc điểm thành viên tham gia chương trình bạn cần xác định gồm: Giới tính, độ tuổi, tình trạng sức khỏe, nghề nghiệp, một số vấn đề cá nhân họ đang gặp phải,…Điều này giúp bạn thiết kế được một chương trình team building phù hợp và hiệu quả

3. Dự trù chi phí tổ chức

Chi phí tổ chức cũng là một trong những yếu tố rất lớn quyết định đến địa điểm tổ chức team building và ý tưởng tổ chức. Bởi ý tưởng của bạn sẽ phụ thuộc vào số tiền mà bạn chi ra vì mỗi chương trình có một bảng giá khác nhau.

Bạn nên làm một bản dự trù ngân sách chi tiết theo từng đầu mục từ phương tiện di chuyển, ăn ngủ nghỉ, truyền thông, chụp ảnh, quay phim tới standee, background, poster, gametools…

4. Lên ý tưởng tổ chức chương trình

Ý tưởng sự kiện kế hoạch tổ chức team building chính là yếu tố quan trọng góp phần tạo nên thành công của một sự kiện và đối với chương trình team building cũng vậy. Tổ chức team building là một loại hình sinh hoạt tập thể rất được các doanh nghiệp chú trọng vì mong muốn, đặt kỳ vọng riêng. Mỗi chương trình với một concept và màu sắc riêng sẽ mang lại những giá trị tích cực, những thông điệp mà lãnh đạo muốn gởi đến nhân viên mình.

Ý tưởng team building không nhất thiết phải tạo ra cái mới nhất. Mà là tạo ra cái khác biệt nhất. Màu sắc, phong cách của doanh nghiệp chính là những thứ khác biệt; mang đậm dấu ấn cá nhân nhất. Tận dụng màu sắc, doanh nghiệp còn có thể dễ dàng lan tỏa thương hiệu của mình đến những khách hàng tiềm năng. Bằng cách định hình một mẫu màu quần áo, backdrop, logo…

5. Xác định thời gian, địa điểm tổ chức chương trình

• Về thời gian tổ chức

Team building thường được tổ chức kết hợp với những chuyến du lịch của công ty hay các hoạt động dã ngoại ngắn ngày. Bạn cần lựa chọn thời gian tổ chức chương trình team building ít nhất là 1 tháng trở lên để có thể chuẩn bị kĩ càng về ngân sách, thiết kế, ăn ngủ nghỉ cho các thành viên trong đoàn.

Cần lưu ý rằng, nên dựa theo đặc thù và khối lượng công việc của mỗi công ty để sắp xếp, lựa chọn thời gian tổ chức vào cuối trong hoặc đầu tuần.

• Về địa điểm tổ chức

Có rất nhiều sự lựa chọn về địa điểm tổ chức team building như trong nhà, trong công ty hay các địa điểm du lịch,resort, team building ngoài trời,…Việc quyết định tổ chức trong nhà hay ngoài trời cũng góp phần quan trọng trong việc hình thành ý tưởng, chủ đề cho chương trình. Cũng như hình thức tổ chức team building và cách thức tổ chức các trò chơi trong chương trình.

Nếu địa điểm tổ chức team building ở trong nhà, chương trình của bạn sẽ tránh được những tác động của thời tiết. Còn nếu tổ chức team building ngoài trời hoặc các bãi biển, khu du lịch, bạn cần tìm hiểu kĩ về đặc điểm thời tiết, khí hậu tại khu vực đó.

Đối với chương trình team building kick-off, dã ngoại ngắn ngày. Địa điểm tổ chức lý tưởng là ở các khu du lịch, nghỉ dưỡng ngoại thành.

6. Xây dựng kịch bản chương trình

Đối với một chương trình team building hay bất kì một sự kiện lớn nhỏ nào, để tổ chức một cách khoa học và mang đến kết quả như sự kì vọng, cuốn hút người tham gia thì việc xây dựng 1 kịch bản logic, phù hợp và hấp dẫn là điều cần thiết.

Kịch bản chương trình team building sẽ khái quát toàn bộ nội dung, nhiệm vụ của các cá nhân, tập thể tham gia chương trình. Từ đó, ban tổ chức, người chơi sẽ được phân công nhiệm vụ rõ ràng và có trách nhiệm với công việc được giao, đảm bảo tính kỹ lưỡng và truyền tải đầy đủ ý tưởng của sự kiện.

Kịch bản chương trình team building có đầy đủ thời gian, thời lượng và chi tiết các hạng mục cần thiết và đặc biệt phải dựa theo chủ đề chính của chương trình.

7. Triển khai thực hiện

Sau khi đã có được những thông tin sơ bộ, bạn sẽ phải tiến hành triển khai các hạng mục và phân công nhiệm vụ công việc cho từng người phụ trách. Có thể chia nhóm theo các hạng mục công việc như:

• Nhóm hậu cần: Chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến hậu cần như booking các dịch vụ: Đặt xe di chuyển, khách sạn nghỉ dưỡng, địa điểm tổ chức team building, nhà hàng, vé tham quan, thuê thiết bị, thuê nhân sự tổ chức,…
• Nhóm ý tưởng: Chịu trách nhiệm thiết kế kịch bản các trò chơi team building và gala dinner. Lên ý tưởng chủ đề, nội dung các trò chơi, thiết kế key visual, backdrop chương trình.
• Nhóm điều hành: Chịu trách nhiệm xây dựng lịch trình, vận hành tổ chức chương trình. Giám sát, điều phối và quản lý sự kiện, quản lý rủi ro.

Để tổ chức một chương trình team building hoàn hảo không hề đơn giản, bạn phải có một lượng kiến thức và kĩ năng nhất định khi đảm nhiệm trách nhiệm gánh vác chương trình. Có thể bạn sẽ cần nhờ đến các công ty có dịch vụ tổ chức team building để lên kế hoạch cụ thể, chi tiết cho mình. Với 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức team building chuyên nghiệp. SunGo tự tin sẽ mang đến cho bạn những trải nghiệm tuyệt vời khi sử dụng dịch vụ tổ chức chương trình team building, du lịch team building trọn gói của chúng tôi.