TỔ CHỨC TẤT NIÊN TẠI HẢI PHÒNG – KẾ HOẠCH TỔ CHỨC

Mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên chi tiết từ A – Z

Mục đích tổ chức tiệc tất niên

Đánh dấu một năm thành công và gặt hái được nhiều thành quả, may mắn những năm tiếp theo, mỗi công ty sẽ tổ chức buổi tiệc tất niên. Buổi tiệc như một lời tri ân của ban giám đốc gửi đến toàn thể nhân viên. Hãy cùng SunGo Media tìm hiểu về tổ chức kế hoạch tổ chức tất niên tại Hải Phòng nhé!

Việc cần làm là doanh nghiệp bạn cần xác định mục đích quan trọng của việc tổ chức sự kiện tiệc tất niên.

• Tri ân tập thể, cá nhân thành viên công ty
• Tri ân đối tác khách hàng
• Thành quả và thiếu sót của năm qua
• Định hướng và mục tiêu phát triển trong năm mới
• Vui chơi, giải trí, liên hoan dịp cuối năm

Thời gian tổ chức sự kiện

Thời gian tổ chức tiệc tất niên thường vào cuối tuần của tuần cuối tháng. Tính theo âm lịch thường sẽ diễn ra từ ngày 15 tháng Chạp đến thời điểm nghỉ Tết. Vừa vào thời điểm cuối năm, không khí tràn ngập mùi vị Tết đến Xuân về, cũng là ngày nghỉ của tất cả mọi người. Thời gian sự kiện diễn ra sẽ vào tầm 120 phút. Đủ để tạo sự hưng phấn cho khách mời tham dự, cũng như không gây sự nhàm chán, mệt mỏi.

Địa điểm tổ chức 

Dựa vào ý tưởng chương trình, bạn sẽ lựa chọn được địa điểm tổ chức tiệc tất niên công ty phù hợp. Giống như thời gian tổ chức, bạn nên có nhiều hơn 1 phương án địa điểm để linh hoạt thay đổi trong trường hợp địa điểm ban đầu không đáp ứng được yêu cầu của bạn hoặc không còn ngày trống.

Lên danh sách khách mời tham dự chương trình

Lên danh sách và chốt số lượng khách mời tham dự nên diễn ra sớm. Vì sẽ giúp bạn dự trù kinh phí, địa điểm, các hạng mục trong kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty. Tránh được tình trạng mất kiểm soát chương trình hoặc thiếu hụt ngân sách đã dự trù.

Chủ đề và ý tưởng chương trình tiệc tất niên 

Xác định chủ đề cho sự kiện có thể hiểu là nội dung mang tính khái quát. Có khả năng truyền tải thông điệp, mục đích, nội dung, hình thức,… của sự kiện. Dựa vào chủ đề các doanh nghiệp sẽ xây dựng chương trình, kế hoạch tổ chức sự kiện, ý tưởng, kịch bản tổ chức tiệc tất niên công ty.

Ý tưởng tổ chức tiệc tất niên là điểm thu hút, mang đến dấu ấn riêng, đặc sắc, khác biệt cho các buổi tiệc. Sẽ đơn giản hơn nếu như chỉ tổ chức theo format quen thuộc như tổng kết – báo cáo – khen thưởng – tiệc – văn nghệ, sẽ gây cảm giác quen thuộc, nhàm chán, không tạo được sự cao trào, không để lại nhiều ấn tượng cho khách tham dự.

Xây dựng kịch bản chương trình tiệc tất niên

Kịch bản chương trình tiệc tất niên cuối năm gồm 2 loại kịch bản: kịch bản tổng quát và kịch bản chi tiết

Kịch bản chi tiết, còn gọi là kịch bản MC. Nội dung kịch bản sẽ kèm lời dẫn của MC và phần phân công việc cho đội ngũ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

3. Dự trù ngân sách cho tiệc tất niên

Dựa vào bảng kế hoạch, bạn có thể liệt kê những hàng mục cần mua sắm, thuê, sản xuất hay có thể tận dụng, lên danh sách khách mời và thời gian. Tìm hiểu về điều đó, bạn sẽ biết mình cần làm những gì và dự tính các khoản chi phí cần bỏ ra. Từ đó có sự chuẩn bị về kinh phí, cân đối phù hợp với ngân sách và liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ.

Tùy theo từng quy mô sự kiện khác nhau mà lượng ngân sách cho dịch vụ này cũng khác nhau. Bạn có thể dụ trù trước những chi phí thông thường như sau:

+ Phí thuê địa điểm tổ chức

+ Phí chuẩn bị đồ ăn, thức uống

+ Phí trang trí không gian, sân khấu, bàn ghế

+ Phí thuê thiết bị âm thanh, ánh sáng, máy chiếu (nếu không có sẵn)

+ Các tiết mục văn nghệ đi kèm như: ca múa, nhạc, kịch

+ Thiết kế, in ấn banner, backdrop, thiệp mời

+ Thuê photograper, camera

+ Quần áo, đạo cụ tổ chức trò chơi, quần áo, quà tặng

+ Nhân sự (nhân công setup, dàn dựng, ca sĩ, PG, tiếp tân, đồng phục, nhân viên phục vụ ăn uống)

+ Đi lại, vận chuyển

+ Những thứ liên quan (tiền điện, nước, chi phí khác..)

+ Chi phí dự phòng, chi phí phát sinh cho buổi lễ.

Trên đây là những kinh nghiệm mà SunGo Media chia sẻ tới quý khách. Hy vọng quý doanh nghiệp sẽ dự trù được kinh phí cho buổi tiệc tất niên cho công ty mình. SunGo Media nhận tổ chức tiệc tất niên tại Hải Phòng trọn gói với chi phí hợp lý nhất. Liên hệ trực tiếp hotline để nhận được tư vấn và báo giá miễn phí.