Bạn muốn tổ chức hội thảo, hội nghị cho công ty của mình? Bạn muốn tìm hiểu về quy trình tổ chức hội nghị mẫu và có nhu cầu tìm một đơn vị tổ chức hội thảo trọn gói uy tín? SunGo Media có thể giúp bạn những việc này. Cùng tìm hiểu thông tin dịch vụ tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo dưới đây nhé!
Nội dung bài viết
1. Tổ chức hội thảo, hội nghị là gì?
1.1 Tổ chức hội thảo là gì?
Tổ chức hội thảo là buổi thảo luận về một số vấn đề, là cuộc đối thoại chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, kiến nghị, tranh luận về vấn đề thực tiễn được đặt. Buổi hội thảo không những giúp nâng cao hình ảnh của thương hiệu mà còn có thể tạo được lòng tin cho khách hàng. Bên cạnh đó, những cuộc hội thảo sẽ giúp doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, dịch vụ và giải quyết được các vấn đề còn đang tồn đọng.
1.2 Tổ chức hội nghị là gì?
Tổ chức hội nghị là cuộc họp quan trọng có tổ chức nhằm bàn về các vấn đề lớn, bàn bạc công việc, chủ đề cụ thể nào đó để tổng kết tình hình hoạt động trong thời gian qua, rút kinh nghiệm và đưa phương hướng hoạt động cho tương lai. Tùy thuộc vào mục đích tổ chức chương trình của doanh nghiệp, công ty mà sự kiện hội nghị sẽ có những hình thức thực hiện khác nhau.
2. Ý nghĩa của việc tổ chức hội nghị hội thảo
Xây dựng thương hiệu:
- Tổ chức buổi hội thảo cũng như nhiều doanh nghiệp xem như 1 hoạt động marketing nhằm nâng cao hình ảnh thương hiệu, nâng cao sự uy tín. Các sự kiện hội thảo sẽ được trang trí background và tổ chức theo phong cách phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp, từ đó, đưa hình ảnh công ty đến gần khách hàng hơn.
Tạo lòng tin:
- Nếu buổi hội thảo được tổ chức với mục đích chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức sẽ thu hút sự chú ý, quan tâm của nhiều người. Đặc biệt, khi sự kiện diễn ra thành công, doanh nghiệp sẽ gây được ấn tượng tốt với khách hàng, từ đó tạo dựng lòng tin mạnh hơn đối với thương hiệu.
Quảng bá sản phẩm, dịch vụ:
- Qua các chương trình hội thảo, đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, dịch vụ của công ty. Những video giới thiệu doanh nghiệp hay những thước phim trình chiếu nhiều lần về sản phẩm, dịch vụ khi đón khách mời tham dự cũng vô tình khiến người xem ghi nhớ.
Giải quyết các vấn đề tồn đọng:
- Hội thảo tổ chức nội bộ công ty thường là các buổi dành để giải quyết các vấn đề chuyên biệt, chuyên môn. Trong các buổi này, chủ đề quan tâm sẽ xoay quanh đến các vấn đề thực tiễn gặp phải của doanh nghiệp. Người diễn giả cũng như người tham gia sẽ đưa ra và thảo luận về vấn đề nhằm giải quyết những cái khó khăn, khuất mắt còn tồn đọng.
3. Các hình thức tổ chức chương trình hội thảo, hội nghị phổ biến
Bạn đã biết về những hình thức tổ chức hội nghị hội thảo, hội nghị phổ biến hiện nay chưa? Nếu chưa, hãy cùng tham khảo các hình thức dưới đây nhé!
3.1 Hội nghị tri ân khách hàng
Hội nghị tri ân khách hàng là hoạt động được tổ chức thường xuyên của các công ty nhằm thể hiện sự trân trọng đối với khách hàng, đối tác đã tin tưởng, đồng hành, sử dụng sản phẩm/ dịch vụ của công ty. Đặc biệt, trong buổi tổ chức sự kiện tri ân khách hàng thường có lễ vinh danh, tri ân nhà phân phối, đại lý, khách hàng thân thiết.
3.2 Hội thảo khách hàng
Hội thảo khách hàng khác với hội nghị tri ân khách hàng về mục đích của buổi sự kiện. Hội nghị tri ân khách hàng được tổ chức nhằm tri ân, gửi lời cảm ơn của doanh nghiệp đến các khách hàng, đối tác thân thiết. Trong khi đó, tổ chức hội thảo khách hàng là cuộc họp có tổ chức nhằm đối thoại, bàn luận về sản phẩm, dịch vụ mà công ty cung cấp. Đồng thời, doanh nghiệp cũng sẽ giới thiệu những sản phẩm, dịch vụ mới tới các khách hàng thân thiết.
3.3 Hội thảo du học
Tại hội thảo du học, người tham gia sẽ được giải đáp tất cả các thắc mắc về vấn đề du học. Bên cạnh đó, hội thảo còn giúp các công ty cung cấp dịch vụ du học tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
3.4 Tổ chức workshop
Mục đích chính của workshop là để mọi người cùng chia sẻ kinh nghiệm trong công việc. Ngoài ra, workshop còn giúp người tham gia nắm rõ các thông tin về doanh nghiệp cũng như sản phẩm của công ty.
3.5 Hội thảo tập huấn
Hội thảo tập huấn thường có quy mô lớn hơn workshop. Hình thức hội thảo này sẽ được công ty tổ chức cho nhân viên của mình nhằm nâng cao kiến thức, kinh nghiệm.
4. Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo qua 5 bước chi tiết
Để tổ chức một buổi hội thảo tốt, chúng ta cần phải trải qua rất nhiều bước. Dưới đây là quy trình tổ chức hội thảo của công ty tổ chức sự kiện tại SunGo Media mà bạn có thể tham khảo qua.
4.1 Bước 1: Xác định chủ đề của sự kiện hội thảo
Đầu tiên, bạn cần xác định chủ đề của buổi hội thảo là gì. Việc xác định được đúng chủ đề sẽ giúp ích cho bạn khi xây dựng cũng như lên kế hoạch cho buổi hội thảo một cách chỉn chu hơn.
4.2 Bước 2: Lên kế hoạch chương trình hội thảo
Tiếp theo, bạn cần lên kế hoạch cùng kịch bản cụ thể cho chương trình của buổi hội thảo. Một kế hoạch chương trình hội thảo sẽ bao gồm những công việc sau:
- Mục tiêu mà hội thảo cần đạt được
- Xác định nội dung, kịch bản tổ chức hội thảo chi tiết
- Thời gian và địa điểm tổ chức
- Kinh phí cần chuẩn bị để tổ chức
- Xác định đơn vị sẽ tổ chức hội thảo, hội nghị
- Xây dựng danh sách khách mời
- Xây dựng chương trình hội thảo
4.3 Bước 3: Tiến hành các công việc chuẩn bị cho hội thảo
Để chuẩn bị cho hội thảo, đầu tiên bạn cần chuẩn bị về không gian và các dịch vụ sẽ đi kèm trong buổi hội thảo. Bên cạnh đó, việc in ấn tài liệu, gửi thư cho khách mời cũng cần được hoàn thành trước khi buổi hội thảo diễn ra.
4.4 Bước 4: Tiến hành chương trình hội thảo
Khi hội thảo được diễn ra, bạn phải chú ý trong công tác đón tiếp khách mời, người tới tham dự hội thảo. Ngoài ra, bạn cũng cần quản lý, điều phối các bộ phận tổ chức để đảm bảo buổi hội thảo được diễn ra theo đúng như kịch bản đã dự định.
4.5 Bước 5: Kết thúc chương trình hội thảo
Khi kết thúc buổi hội thảo, bạn nên tổ chức tặng quà lưu niệm cho khách mời, người tới tham dự. Điều này sẽ giúp cho khách hàng có ấn tượng, thiện cảm tốt với doanh nghiệp hơn. Ngoài ra, bạn cũng nên ghi lại biên bản của buổi hội thảo để rút ra được kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau.
5. Ý tưởng tổ chức hội nghị hội thảo ấn tượng
Sự kiện hội thảo thường kéo dài từ 1 đến 2 ngày. Do đó, doanh nghiệp có thể kết hợp tiệc liên hoan, tiệc nhẹ với tổ chức hội thảo. Mặc dù không phải là ý tưởng mới nhưng việc tổ chức buổi hội thảo kết hợp với các bữa tiệc nhẹ sẽ giúp người tham gia cảm thấy hài lòng, mang đến trải nghiệm tốt hơn khi đến dự sự kiện. Tùy theo tính chất buổi hội thảo mà bạn có thể sắp xếp thời gian dùng tiệc là giữa chương trình hoặc sau khi kết thúc.
Gợi ý tiếp theo chính là tổ chức kết hợp với mini game, tiết mục văn nghệ. Thông thường các buổi hội thảo thường diễn ra khô khan, cứng nhắc. Do đó, bạn có thể thử tổ chức hội thảo kết hợp với các tiết mục văn nghệ đề tạo sự lôi cuốn, hấp dẫn hoặc tổ chức các trò chơi nhằm tăng sự thú vị hơn.
6. Dịch vụ Media kết hợp hội thảo, hội nghị
- Dịch vụ livestream sự kiện
- Dịch vụ chụp hình + Quay hội thảo
7. Dự toán kinh phí tổ chức hội thảo
Chi phí tổ chức chương trình sự kiện hội nghị phụ thuộc vào quy mô sự kiện và yêu cầu của khách hàng. Do đó, chi phí này cũng sẽ không cố định mà biến động theo yêu cầu, hình thức tổ chức, quy mô, thời gian diễn ra… Do đó, bạn hãy liên hệ ngay với SunGo qua hotline +84 93 688 85 84 để được tư vấn thêm thông tin và báo giá chi tiết.
SunGo Media nâng tầm thương hiệu Việt!
Mọi thông tin hợp tác Quý khách vui lòng liên hệ :
Trụ sở chính: BH 01 – 28 Vinhome Thượng Lý, Hồng Bàng, Hải Phòng
Chi Nhánh Quảng Ninh: Căn B162, Khu phố cổ Sunworld, Tp.Hạ Long, Quảng Ninh
Hotline: +84 93 688 85 84
Gmail: Info@sungomedia.vn
Có thể bạn quan tâm