Mỗi dịp cuối năm, có rất nhiều sự kiện được tổ chức trong các tổ chức đoàn thể, một trong số đó là tổ chức sự kiện tất niên. Đây là một sự kiện quan trọng để tổng kết, đánh giá kết quả một năm làm việc của mỗi cơ quan. Đồng thời tiệc tất niên cũng là cơ hội để mọi người có thể cùng giao lưu, chia sẻ kinh nghiệm giúp gắn kết, nâng cao tinh thần tập thể. Dưới đây là những bước chi tiết trong quy trình tổ chức tất niên.
Bước 1: Xác đinh thời gian và địa điểm tổ chức
Một trong những điều quan trọng và cần làm trước tiên chính là xác định thời gian và địa điểm tổ chức tất niên.
Việc này một mặt giúp người tổ chức chương trình có thể chắc chắn nơi tổ chức sự kiện, thời gian tổ chức. Để từ đó dễ dàng lên các kế hoạch tiếp theo.Mặt khác xác định địa điểm thời gian để báo sớm cho những người tham gia sẽ giúp họ có thể kịp thời sắp xếp thời gian; cũng như phương thức đi lại để tham gia buổi tiệc tất niên một cách đầy đủ.Khi xác định địa điểm, cần tính toàn trước số người tham gia tiệc tất niên để đặt không gian cho phù hợp. Có thể tổ chức tiệc tất niên tại sảnh lớn công ty, khách sạn, nhà hàng hoặc các trung tâm tổ chức sự kiện.
Về thời gian, cần xác định chính xác thời gian khai mạc, các tiết mục để dễ dàng trong việc tổ chức xuyên suốt chương trình.
Bước 2 : Xây dựng kịch bản và dự trù kinh phí cho chương trình
Sau khi đã xác định được thời gian, địa điểm để tổ chức tất niên; bước tiếp theo trong quy trình tổ chức tất niên chính là lên kịch bản cho chương trình tất niên.
Trong bước này, cần xác định rõ các tiết mục sẽ có trong chương trình, chi tiết về thời gian các tiết mục đó.
Ngoài ra, các vấn đề hậu cần bao gồm:
- Đồ ăn, nước uống
- Số bàn, ghế cần đặt
- Nhân sự vận hành sự kiện
- Trang trí khánh tiết sân khấu
- Âm thanh, ánh sáng
- Đại biểu, khách mời cho chương trình
- Và nhiều hạng mục khác…
*Phần lễ của tiệc tất niên:
Với tính chất tổng kết lại một năm lao động, phần lễ phải được chuẩn bị hết sức chu đáo và nghiêm túc. Người lên kế hoạch phải nắm được rõ danh sách lãnh đạo và khách mời tham dự, vị lãnh đạo sẽ lên phát biểu; trao thưởng với cho những cá nhân, đoàn thể có thành tích xuất sắc.
Đội ngũ hậu cần cần đảm bảo phần lễ được tổ chức tốt, tránh những trục trặc và lỗi về nhân sự cũng như máy móc. Để làm được điều này, hãy cho vào phần kịch bạn những dự trù và cách khắc phục các sự cố, rủi ro bất thường; để tránh tình huống lúng túng hay khó xử trong kịch bản.
*Phần hội của tiệc tất niên:
Nếu phần lễ cần đòi hỏi cao độ sự tỉ mỉ, trang trọng, và nghiêm túc trong khâu thực hiện; thì phần hội sẽ linh hoạt hơn trong cách lên kịch bản. Bởi đây là phần giao lưu trên tinh thần thoải mái, ấm cúng của tất cả các thành viên.Vì vậy khi lên kế hoạch, hãy đưa vào các tiết mục văn nghệ, bốc thăm trúng thưởng, các trò chơi mang tính giải trí cao để phá băng cho không khí tiệc tất niên.
Như đã đề cập ở trên, các yếu tố hậu cần, kỹ thuật luôn là vấn đề cần phải chú ý. Vì nó quyết định đến sự xuyên suốt của chương trình, đặc biệt là phần lễ. Chính vì vậy, ngoài việc lên kịch bản thật kỹ, trước khi tổ chức tất niên; hãy tiến hành chạy thử chương trình. Để có thể phát hiện các vấn đề về khâu hậu cần, kỹ thuật để có thể khắc phục kịp thời.
Bước 3: Tổ chức vận hành chương trình
Đây là bước quan trọng nhất quyết định thành công của một chương trình, các bộ phận, ekip tổ chức cần có sự phối hợp nhịp nhàng ăn ý để chương trình được diễn ra thuận lợi. Ngoài ra còn cần một bộ phận tổng đạo diễn để đảm bảo cho chương trình vận hành đúng theo kế hoạch đề ra.
Liên hệ với chúng tôi để được tự vấn chi tiết
CTY TNHH SỰ KIỆN VÀ TRUYỀN THÔNG SUNGO
Trụ sở: Số 42 Lý Thường Kiệt – Hoàng Văn Thụ – Hồng Bàng – Hải Phòng
Phòng sự kiện, phim hình: Căn BH01-28 Vinhome Thượng Lý, Hồng Bàng, Hải Phòng.
Kho thiết bị sự kiện: 01/12 Chợ Hoa Quả – Thượng Lý – Hồng Bàng – Hải Phòng
MST: 0202061100
Hotline: 0936.888.584
Phòng Sự Kiện – Đội Ngũ Phát Triển SunGo Media
Có thể bạn quan tâm