Các khâu chuẩn bị cho Year End Party tại Hải Phòng

Tiệc cuối năm – Year End Party Hải Phòng không chỉ đơn thuần là bữa tiệc cuối năm diễn ra của một công ty, đó còn là dịp để nhìn lại khoảnh khắc và những thành tựu đã gặt hái được suốt một năm dài, Year-end Party còn là dịp tất cả mọi người cùng nhau tận hưởng khoảnh khắc giao mùa trước thềm năm mới. Vì vậy, tiệc tổng kết cần được chuẩn bị chu đáo, không thể làm qua loa đơn giản. Vào năm 2023 vừa qua, chắc hẳn bất kì doanh nghiệp nào cũng sẽ lao đao và bị trì hoãn rất nhiều, vì vậy, khi chúng ta đang dần sống lại trong thời đại “bình thường mới’, cùng tận hưởng khoảnh khắc đáng nhớ để tổng kết một năm đã qua và chuẩn bị thật tốt và thành công cho năm tiếp theo. Nếu bạn đang quan tâm đến các khâu chuẩn bị cho một bữa tiệc tổng kết cuối năm – Year End Party được hiệu quả thì đừng bỏ qua bài viết này nhé!

Tìm hiểu thêm: Tổ chức tiệc tất niên cuối năm tại Hải Phòng

Bước 1: Lên ý tưởng tổ chức cuối năm 

Ý tưởng là điều quan trọng trong việc tổ chức các bữa tiệc nói chung. Việc lên ý tưởng sẽ là yếu tố quan trọng trong việc bắt đầu chuẩn bị cho sự kiện. Để có một buổi niên hoan diễn ra thành công và hoành tráng, tạo ấn tượng với toàn thể người tham gia thì doanh nghiệp cần lên ý tưởng hoàn hảo và bữa tiệc được diễn ra đúng theo như dự định của người tổ chức. Ý tưởng về tiệc cuối năm hay những chủ đề Year End Party đều được đổi mới và sáng tạo hơn theo từng năm để tạo sự mới mẻ, tránh gây nhàm chán, không hứng thú cho mọi người tham gia. Tuy nhiên, đảm bảo bữa tiệc vẫn giữ được trọn vẹn nét văn hóa truyền thống của doanh nghiệp vốn có nha.

Bước 2: Tính chi phí dự trù cho sự kiện cuối năm doanh nghiệp

Các doanh nghiệp sẽ đưa ra một con số cụ thể cho ngân sách để tổ chức tiệc cuối năm – Year End Party Hải Phòng cho mình và từ đó, sẽ đưa ra các phương án phù hợp trong quá trình lên kế hoạch chuẩn bị. Việc dự trù kinh phí là việc làm rất quan trọng và ảnh hưởng liên quan rất nhiều tới các hoạt động khác, đặc biệt là lựa chọn địa điểm cũng như số lượng khách mời và các chi phí liên quan khác. Hoặc nhiều doanh nghiệp thường lên ý tưởng sơ bộ hay lên khuôn khổ trước cho chương trình rồi mới đưa ra ngân sách dự trù. Hai cách này đều phụ thuộc vào mục đích và cách thức tổ chức của mỗi doanh nghiệp. 

Lưu ý thêm, kinh phí tổ chức tiệc tất niên doanh nghiệp còn bao gồm nhiều hạng mục và yếu tố như chi phí thuê địa điểm, chi phí trang trí và tạo dựng sân khấu, bàn tiệc, thưởng… Cần phải liệt kê chi tiết, càng chi tiết thì bữa tiệc sẽ càng trở nên hoàn hảo, chỉn chu nhất và ngân sách được kiểm soát một cách hiệu quả.

Bước 3: Lên danh sách khách mời, gửi thiệp mời tiệc cuối năm 

Số lượng khách mời sẽ nói lên quy mô của toàn bộ bữa tiệc, số lượng khách mời cũng ảnh hưởng và liên quan trực tiếp tới các hoạt động khác như lựa chọn địa điểm, không gian tổ chức, phụ kiện, nội thất trang trí và cả chủ đề của bữa tiệc. Do đó, để đạt được hiệu quả và tổ chức thành công một bữa tiệc Year End Party Hải Phòng hoành tráng, doanh nghiệp cần phải lên danh sách khách mời đồng thời chuẩn bị hay ước lượng số lượng người tham dự để chuẩn bị mọi thứ cho bữa tiệc một cách chu đáo nhất.

Ngoài ra, danh sách khách mời cũng cần được phân chia thành các phân khúc và đối tượng khác nhau để chuẩn bị và sắp xếp địa điểm, khu vực tổ chức tiệc. Điều này sẽ được thể hiện trong thiết kế thiệp mời tiệc cuối năm. Thư mời nên được gửi sớm chậm trễ nhất là trước khoảng 2 tuần và cần thiết hơn, hãy xác nhận mời khách mời chắc chắn tham dự để chuẩn bị Year-end Party được đầy đủ và chu đáo, khiến mọi người đều ấn tượng.

Bước 4 :Chọn địa điểm tổ chức tiệc cuối năm 

Tiệc cuối năm sẽ cần bao gồm cả không gian riêng tư như ở trong phòng và cả không gian ngoài trời. Đối với các địa điểm tổ chức trong nhà hay văn phòng hay tại một khách sạn, nhà hàng hay một trung tâm tổ chức hội nghị… là nơi để các đại diện sẽ tri ân nhìn lại một năm đã qua, để khen thưởng và để tuyên bố về kế hoạch và mục tiêu trong năm tới. Với tiệc ngoài trời là nơi diễn ra các hoạt động vui nhộn, các hoạt động tập thể để gắn kết mọi người lại với nhau, có thể chọn các địa điểm như sân vận động hay khu du lịch sinh thái, trên bãi biển, sân bóng hay trên sân thượng của tòa nhà… Doanh nghiệp cần xác định rõ về các ý tưởng và chủ đề, đồng thời việc xác định rõ cũng như để chuẩn bị bữa tiệc với ngân sách phù hợp của doanh nghiệp. 

Bước 5: Lên kế hoạch hoạt động cho tiệc cuối năm của doanh nghiệp 

Việc tạo danh sách các hạng mục về các hoạt động diễn ra trong buổi tiệc là điều cần thiết, các hoạt động cần được liệt kê cẩn thận để có thể lập danh sách chuẩn nhất ngay từ ban đầu. Việc liệt kê các hạng mục giúp mọi công đoạn như lên kịch bản, chi tiết dòng thời gian hoạt động hiệu quả bao gồm các tiết mục như ca nhạc văn nghệ, trò chơi, phần thưởng, bài phát biểu và tiệc… Doanh nghiệp cần chú ý thứ tự các hạng mục để sắp xếp sao cho hợp lý, tạo được sự bất ngờ để tránh gây nhầm lẫn và nhàm chán cho người tham dự.

Bước 6: Chuẩn bị kịch bản tổ chức tiệc cuối năm 

Bước cuối cùng cũng những bước quyết định tỷ lệ phần trăm lớn việc bữa tiệc cuối năm có thành công hay không chính là kịch bản sự kiện. Có hai loại kịch bản thường thấy trong sự kiện là kịch bản tổng hợp và kịch bản chi tiết.

Kịch bản tổng hợp hay còn gọi là kịch bản chung bao gồm tất cả các công việc chung của bữa tiệc. Đây là kịch bản dành cho nhân viên công ty và nhân sự để họ dễ dàng quản lý lịch trình tổng thể của bữa tiệc. Hoặc kịch bản này dành cho bên đơn vị âm thanh và ánh sách, nhà cung cấp hình ảnh để nắm bắt nội dung và điều khiển các thiết bị phù hợp.

Kịch bản chi tiết là kịch bản dành cho MC và cho đội tổ chức sự kiện, đồng thời cũng nên chuẩn bị cho phía hậu cần để bên chuẩn bị biết được chi tiết thời điểm để chỉnh đốn và chuẩn bị cho bữa tiệc ăn khớp với nhau tránh xảy ra các sai sót không đáng có.

Bữa tiệc tổng kết cuối năm – Year End Party Hải Phòng cũng là nơi để mọi người bung xõa cùng nhau sau một năm dài làm việc vất vả, đây cũng là thời điểm để gửi lời cảm ơn đến các nhân viên, cộng sự cùng đối tác đã đồng hành cùng công ty suốt khoảng thời gian vừa qua.